提高团队生产力的 13 种时间管理技巧

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没有人愿意开会迟到，或者交出的任务超出了原定的截止日期。这些事情让我们感觉很糟糕，并对我们周围的人产生负面影响。通常这些挫折并不是故意的——它们只是时间管理不善的结果。

虽然你不可能一夜之间从不可靠变成超级可靠，但改变你的时间管理习惯对于在工作中变得更快乐、更有效率和更有成就感大有帮助。

你真正需要的是正确的时间管理技巧。是时候告别不知所措的感觉，迎接有条理、专注和有能力的感觉了。✨

让我们深入了解一下。

为什么时间管理很重要？

我们都需要一些方法来帮助我们有效地管理时间。无论是在家里还是在工作中，如果您想完成待办事项清单，时间管理技能是必须具备的。

工作场所的时间管理尤为重要。当您面临多项任务、需要依赖您的人员以及时间紧迫的截止日期时，您需要一种方法来保持专注和高效。当您在团队中工作时，这一点变得更加重要。

有效时间管理对团队的好处

能够按时完成待办事项清单不仅会影响您。对于您团队的其他成员来说，这也是一个巨大的改变。反之亦然——落后，可能会对团队或项目的其他成员产生多米诺骨牌效应。这就是为什么有效地管理你的时间如此有益。

拥有时间管理首选策略的团队可以享受以下好处：

• 交付更高质量、更专注的工作
• 信任和可靠的感觉
• 更好的工作/生活平衡
• 减少拖延
• 更牢固的工作关系
• 更高的生产力水平
• 降低倦怠和不知所措的可能性

能够优先处理关键任务、完成任务并高效工作的团队是公司的一大资产。如果您发现您或您的团队成员正在努力保持生产力或落后，那么是时候考虑尝试一些时间管理工具和技术，看看它是否有帮助。

13 种时间管理技巧

时间管理技巧并不缺乏。对于某些人来说，分时段检查任务是有效的，而对于另一些人来说，首先要解决最具挑战性的任务。

为了帮助您找到适合您的提示和工具，这里有一些最有效的时间管理策略。

1.设定明确的目标

如果心中没有真正的目标，很容易分心、拖延，然后不得不在截止日期前匆忙完成任务。设定 SMART 目标可以帮助您了解要关注的内容，以便您能够以合乎逻辑的方式完成任务。🎯

牢记 SMART 策略来设定目标：

• 具体： 知道您想要实现什么目标或结果
• 可衡量的： 能够跟踪目标的进度
• 可实现的： 利用您拥有的（或可以获得的）资源可以实现
• 相关： 帮助您实现总体目标或优先事项
• 有时间限制 ： 有一个可以实现的现实的最后期限

在妙记多 Mojidoc 中创建目标很容易。我们的待办事项功能可帮助您设定智能目标，让您可以直观地看到进度。您还可以使用妙记多 Mojidoc 向任务添加截止日期，这样您就可以一目了然地了解任务和目标的进展情况。

2.尝试时间限制

我们大多数人都对一项任务可能需要多长时间有一个粗略的了解。利用这一点来发挥你的优势，并利用时间限制来帮助你保持高效和有条理。

时间锁定的工作原理是将时间块分配给特定任务。在这段特定时间内，您只专注于该任务，避免其他领域的干扰。这是保持专注和避免拖延的好方法。👀

许多人发现，当他们需要一段时间的深度工作时，安排时间很有帮助。您可以在日历中安排时间专注于具有挑战性的任务，然后用挑战性较小的任务填充其周围的其他区域。它还可以帮助您调整精力水平——在您精力最充沛的时候安排一个集中的时间段，并在您感到疲倦或需要休息时将管理任务或较小的任务留给您。

在 妙记多 Mojidoc 中，我们提供时间设置选项，我的主页中可以用待办和接力来提醒你不同项目的截止时间，我们还提供不同的视图来支持你查看日程，其中日历和列表视图，看板视图（周任务）可以补充您最喜欢的查看日程安排的方式。

3. 吃掉那只青蛙

吃掉那只青蛙是一种时间管理策略，重点在于优先顺序。通过这种技术，您可以首先专注于最重要的任务，在完成之前不要继续处理其他任何事情。

如果您是一个拖延者，这可能是适合您的策略。通过强迫自己首先处理最有价值的任务，你将无法避免它。相反，你完成了它，然后获得满足感，因为你知道你已经完成了最困难的工作，并且可以通过完成更简单的任务来在一天剩下的时间里精神上放松。🏖️

通过使用妙记多 Mojidoc 的优先级功能，可以通过此方法缩短您的成功之路。仔细检查你的任务列表并给他们一个优先级标志。在您的日常日程中分配一项紧急任务，并将其作为工作日的“青蛙”。

4.尝试 Eisenhower Matrix 矩阵

Eisenhower Matrix矩阵由Eisenhower Matrix总统引入，作为对任务进行分类以了解其重要性的一种方法。时至今日，它仍然是一种流行的时间管理技术，因为它可以帮助您直观地了解最重要的事情。

这种时间管理方法涉及将您的任务划分为以下象限：

• 紧急且重要
• 不紧急但重要
• 紧急但不重要
• 不紧急也不重要

考虑您的任务是否紧急和/或重要可以帮助您确定是否优先考虑它。紧急任务应该首先完成——尤其是当它们也很重要时。按紧急顺序完成任务，并知道您不太可能完成所有任务。此练习还可以帮助您确定需要委派或请求更多资源的位置。🙌

构建您自己的Eisenhower Matrix矩阵可能非常耗时，但幸运的是，我们已经创建了一个强大的艾森豪威尔矩阵模板来帮助加快该过程。添加到您的待办事项列表中，您就可以更好地管理时间和任务。

5.尝试把事情做好（ GTD ）

我们的大脑总是很忙碌，这会让我们很难理解下一步该做什么。David Allen 流行的“完成事情”(GTD) 方法可帮助您处理目标和任务，以便您找到可行的前进方法。

GTD 过程分为五个步骤：

• 捕获想法和任务
• 澄清并处理它们是否可行
• 分为可操作和不可操作，然后按任务分组
• 反思以确保您的列表仍然相关
• 参与您的待办事项清单并完成工作

这是一个流程繁重的时间管理系统，需要维护，但如果您遇到困难，它可以是帮助您确定优先顺序并继续前进的宝贵方法。

使用妙记多 Mojidoc GTD 个人管理模版帮助您完成 GTD 流程。完成后，轻松将笔记转换为任务，将它们添加到待办事项列表中，并相应地确定它们的优先级。✅

6.使用看板

为了真正有效地进行项目管理，您需要确切地知道您的任务处于哪个阶段。这就是看板方法的用武之地。通过看板，您可以可视化您的项目和任务在流程中的位置，以便您可以主动处理障碍和挑战。🤩

看板具有与项目状态相关的不同列，例如：

• 没有开始
• 开始
• 进行中
• 审核中
• 准备好

在看板上，您可以将任务分配到每个部分或将它们拖放到正确的列。然后，您可以一目了然地了解自己所在的位置，识别障碍，并与团队成员联系以确保他们步入正轨。

如果您想更好地了解项目的进展情况，请将看板添加到您的工作流程中。使用我们的看板模板之一并插入您的数据，或进一步自定义它以创建完全定制的任务和时间管理方式。

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7. 应用帕累托原则

有一条流行的规则说，80% 的成果来自 20% 的努力。这被称为帕累托分析或帕累托原理，它是培养时间管理习惯的另一种方法。

了解只有一小部分工作可以推动你前进，这会鼓励你识别那些改变游戏规则的任务。当您找到它们时，您就知道要全力以赴并专注于这些任务以取得最佳结果。应用帕累托原则可以帮助您保持专注、避免分心并更有效地工作。👀

妙记多 Mojidoc 是一个有用的地方，不仅可以记录您的任务列表，还可以确定您的任务的优先级。我们的任务功能充满了可自定义的选项，可帮助您可视化相关内容、标记最有价​​值的任务，并在完成后将其勾掉。

8.限制上下文切换

虽然有些人声称擅长同时处理多项任务，但通常您需要一段时间的高度专注才能实现目标。上下文切换，即从一项任务跳到另一项任务，会带来拖延和低生产力的时刻。对于某些人来说，这种情况经常发生，因此帮助您限制上下文切换的生产力技巧变得非常宝贵。

寻找保持专注并限制上下文切换的方法。将手机放在其他地方，关闭通知，关闭窗口和应用程序，并让其他人无法联系到您。创造促进深度工作的环境。✨

妙记多 Mojidoc 有很多方法可以帮助您保持专注并限制上下文切换。通过管理通知来重新集中注意力，以全屏模式打开任务以避免分心，以及离线工作以便您可以更长时间地保持专注模式。

9.学会说不

这不仅仅是一种工作时间管理技巧，而且适用于你的一生。学会说“不”，这样你就不会不知所措，根本无法完成任何事情。

总是有更多的工作要做，而且总是有一位同事需要您的帮助五分钟。总是有更多的会议、更多的项目和更多与工作相关的机会。学会说不，保护你的时间，并将精力投入到最重要的任务上。🙌

说“不”并不总是那么容易——尤其是对你的经理或你想帮助但没有时间帮助的人。尝试说“我很乐意提供帮助，但直到 X 约会之前我不能”或“当然，我可以把它捡起来，但我应该放弃什么？” 这些回应增强了您的时间价值，并让任务授予者有机会重新确定自己的任务列表的优先级。

10.尝试收件箱清零

有些人将收件箱用作待办事项列表。虽然这有时有效，但对于其他人来说，收件箱可能是恐惧的根源。相互竞争的信息请求、无尽的干扰以及不需要您关注的对话。为了帮助对抗拖延症，请尝试实现收件箱清零。

收件箱归零是您在一天结束时清理收件箱的地方，并力争保持这种状态。通过查看收件箱开始新的一天，然后对每个项目进行分类。如果这是一项小任务，请立即执行，然后删除或归档电子邮件。对于需要响应但不是立即响应的其他任务，请将其归档到文件夹中以供稍后处理。这样，您的收件箱就会感觉井然有序且有意为之，而不是一个您总是需要努力追赶的地方。🌻

11.使用番茄工作法

由弗朗西斯科·西里洛 (Francesco Cirillo) 创建的番茄工作法仍然是完成工作并保持生产力的最受欢迎的方法之一。这个时间管理工具涉及在集中的时间段内工作，然后在返回到您正在做的事情之前休息一下。它提倡在任务之间休息和休息的必要性，并可以帮助您避免拖延。

使用番茄工作法，您工作 25 分钟，然后休息 3-5 分钟。完成四次后，您需要更长的休息时间（ 15-30 分钟）来休息、放松并感到精神焕发。然后，您可以选择全天继续这种技术，或者转而从事不同的事情。

如果遵循通常的番茄钟应用程序计时对您不起作用，请尝试使用时间盒。它遵循类似的按时间段工作的原则，但您可以自由分配时间限制和休息时间。

12.使用快速规划方法

对于想要走出舒适区并考虑采用更全面的时间管理方法的人来说，托尼·罗宾斯的快速计划方法(RPM) 值得考虑。

这种方法鼓励您探索自己的需求、目的和要求，以便您可以采取行动来实现它。转速代表：

• 结果导向的
• 目的驱动
• 大规模行动计划

这是一种技巧，可以促使您审视任务如何融入您的整体工作（或生活）计划。随着时间的推移，它可以帮助你优先考虑那些能让你到达目的地的任务和项目，并对那些不能到达目的地的任务说不或委派出去。👋

13.尝试任务批处理

如果您处理大量小任务，任务批处理可以彻底提高您的工作效率并帮助您完成更多工作。任务批处理涉及将相似的任务分组在一起，然后一次性完成所有任务。⚒️

如果您容易进行上下文切换，任务批处理是一个有用的解决方案。您可以将特定任务分配到一段时间并进入区域，而不是随心所欲地在日常任务之间切换。这不仅适用于任务 - 尝试批量拨打电话，或将所有会议安排在一周中的某一天。

通过这些时间管理技巧为成功做好准备

改变你思考和利用时间的方式不会立即发生。花一些时间考虑这些时间管理技巧，找出哪些可能适合你，然后进行尝试。你不会立即找到正确的方法，但你总会学到一些关于自己的新东西。

如果您准备好将新的时间管理习惯转变为提高工作效率的趋势，请免费尝试 妙记多 Mojidoc。妙记多 Mojidoc 不仅仅是一个跟踪您的时间或标记您的目标优先级的地方，它还是最终的生产力中心。管理您的工作，与团队成员协作，并采用更有条理的工作方法。